Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy, że:

I. Administratorem Państwa danych osobowych jest Zakład Produkcji Sprzętu Oświetleniowego „ROSA” sp. z o.o. z siedzibą w Tychach 43-100, przy ul. Strefowej 1, wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000942538, posługujący się numerami NIP: 6462993412, REGON: 520873607, tel.: (32) 738 89 01, e-mail: sekretariat@rosa.pl

II. Przetwarzane dane osobowe

W niniejszej klauzuli Administrator – ZPSO ROSA Sp. z o.o. informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych w odniesieniu do osób fizycznych będących:

a. dostawcami, przedstawicielami handlowymi lub kontrahentami ZPSO ROSA Sp. z o.o.,

b. podwykonawcami dostawców lub kontrahentów ZPSO ROSA Sp. z o.o.,

c. wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami, reprezentantami dostawców, przedstawicieli handlowych, kontrahentów lub ich podwykonawców,

d. innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami, przedstawicielami handlowymi lub kontrahentami.

III. Kategorie i cel przetwarzania danych osobowych

1. Przetwarzane kategorie Państwa danych osobowych to dane, które pozostają w ścisłym związku z współpracą, w tym handlową, pomiędzy Państwem a ZPSO ROSA Sp. z o.o., w szczególności:

a. imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,

b. numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL),

c. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,

d. stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję,

e. posiadane doświadczenie lub uprawnienia,

f. numer rachunku bankowego.

2. W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a ZPSO ROSA Sp. z o.o., podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy, a następnie jej wykonywania.

3. Odbiorcą Pastwa danych osobowych są pracownicy i współpracownicy oraz partnerzy wspomagający ZPSO ROSA Sp. z o.o. w jego biznesowej działalności.

4. Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

5. Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do obsługi współpracy oraz kontaktu z Kontrahentem, np. informacje o zmianie danych kontaktowych.

IV. Podstawy przetwarzania danych osobowych

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych, jest artykuł 6 ust. 1 litera b) lub c) lub f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, co oznacza, że przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

a. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych lub do podjęcia określonych czynności przed zawarciem umowy, np. przygotowania projektu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

b. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych ZPSO Rosa Sp. z o.o. lub wprost nakazuje to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa;

c. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów ZPSO ROSA Sp. z o.o. lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Takimi uzasadnionymi interesami są:

i. kontakt z Kontrahentami oraz obsługi danej umowy;

ii. zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej;

iii. ustalanie lub dochodzenie przez ZPSO ROSA Sp. z o.o. roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;

iv. weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach

V. Odbiorcy danych osobowych

1. Państwa dane osobowe możemy przekazywać innym odbiorcom. Takimi odbiorcami są podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie ZPSO ROSA Sp. z o.o., takie jak:

i. podmioty ubezpieczające transakcje z wydłużonym terminem płatności,

ii. instytucje finansowe uczestniczące w procesie realizacji i rozliczenia umowy;

iii. dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;

iv. podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne;

v. uprawnione instytucje lub organy - w zakresie prowadzonych przez nie ustawowych czynności, typu: Policja, Sąd, Prokuratura, Straż Miejska.

2. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowej.

3. Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

VI. Przysługujące Państwu Prawo

Każda osoba, której dane są przetwarzane przez ZPSO ROSA Sp. z o.o., ma prawo do:

• żądania od administratora dostępu do jego danych osobowych oraz uzyskania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;

• przenoszenia danych;

• wniesienia skargi do organu.

VII. Okres przechowywania danych osobowych

1. Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub, jeśli dane będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego celu administratora – do momentu wniesienia sprzeciwu.

2. Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne.

3. Poniżej zostały wymienione podstawowe cele, jakie realizuje ZPSO ROSA Sp. z o.o. poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza:

a. Wypełnianie zobowiązań umownych - Okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem oraz ZPSO ROSA Sp. z o.o.;

b. Przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości i ustawy - Ordynacja podatkowa – Okres wskazany we właściwych przepisach prawa – co do zasady są to okresy 5-letnie;

c. ustalanie lub dochodzenie przez ZPSO ROSA Sp. z o.o. roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.

VIII. Kontakt i informacje

Pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych przez ZPSO ROSA Sp. z o.o. prosimy kierować na adres: Zakład Produkcji Sprzętu Oświetleniowego „ROSA” Sp. z o.o. ul. Strefowa 1, 43-109 Tychy lub mailowo na adres iod@rosa.pl.

IX. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (organ nadzorczy).

Polityka prywatności